与商户协商租机逾期事宜时，以下是若干建议的步骤，以保持沟通的正式性和有效性：
1. 明确逾期情况：向商户清晰地说明租机逾期的具体天数或时间，以便对方理解难题的严重性。
2. 表示诚意：表达自身对逾期租机的歉意，并说明逾期起因以显示对合作的重视。
3. 提出应对方案：提出部分可能的解决方案，如长租期、分期支付逾期费用等，以供商户考虑。
4. 保持沟通：
- 及时沟通：保障与商户保持及时、频繁的沟通，以便尽快解决难题。
- 诚恳态度：在整个协商进展中，保持诚恳、友好的态度，以促进双方的理解和合作。
5. 协商还款计划：与商户商讨具体的还款计划，包含还款金额、还款期限等。
6. 书面确认：一旦双方达成一致，将协商结果以书面形式确认以避免日后出现误解。
以下是一个具体的例子：
1. 明确逾期情况：尊敬的商户您好！我方租用的设备已逾期归还，具体逾期天数为15天。
2. 表示诚意：对此，咱们深感抱歉。逾期起因是由于近期业务调整致使资金流转出现暂时性困难。
3. 提出解决方案：为解决这一疑问咱们提出以下方案：将租期长30天，并分期支付逾期费用。
4. 保持沟通：咱们将保持与您的沟通，及时反馈还款进度，并保障在长租期内设备的正常利用。
5. 协商还款计划：关于还款计划我们建议分为三期，每期支付逾期费用的一半首期将在协议签署后15天内支付。
6. 书面确认：一旦您同意上述方案，我们将以书面形式确认，并在协议中注明还款计划及长租期的具体条款。
